如何在word中使用郵件合併

我們在工作中，可能會遇到需要製作大量格式相同的檔案，如批量列印工資條、准考證、學生成績單或者請柬等，這時，我們可以運用"郵件合併功能"幫助我們快速製作這些檔案。此例中以批量製作學生成績單為例。

準備好資料來源

（01）開啟word軟體，新建一個文件，點選【插入】，選擇“表格”，插入一個10行4列的表格，填寫好各學生的姓名和對應的成績分數，然後儲存文件。

製作好文件模板

（01）新建一個文件（快捷鍵：Ctrl+N），編輯好文件的格式。

（02）點選【引用】，然後選擇“郵件”，點選“開啟資料來源”，選擇剛剛編輯好的資料文件。

（03）選擇需要編輯的內容，然後點選“插入合併域”，在彈出框選擇相應的內容插入。

（04）編輯好要替換的內容後，點選“合併到新文件”，在彈出框中選擇“全部”然後點選確定。此時可以看到文件已經替換成功了。

（05）如果我們想在一個頁面中插入多條記錄，可以在編輯好要替換的內容後，點選“插入Next域”，然後複製貼上該表格，重複操作幾遍。

（06）然後點選‘合併到新文件’，在彈出框中選擇“全部”，點選確定按扭。此時可以看到一個頁面中插入了多個成績單。

總結：

（01）郵件合併的使用：在word文件中，先建立兩個文件：一個是包括所有檔案共有的主文件（如未填寫的成績單等）和一個是包括變化資訊的資料來源（姓名、各科分數等），然後使用郵件合併功能在主文件中插入變化的資訊，合成後的檔案可以儲存為word文件，可以打印出來，也可以以郵件形式發出去。