檔案數字化工作流程

檔案數字化是指把紙質的檔案轉化為電子檔案然後儲存到相應的管理軟體中方便儲存，和後期的呼叫，那麼正常的檔案數字化流程是什麼樣的呢？簡單的來說是大致分為整理-掃描-編目-儲存。

操作方法

（01）一、術語和定義1、數字化用計算機技術將模擬訊號轉換為數字訊號的處理過程。2、紙質檔案數字化採用掃描器或數碼相機等數碼裝置對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為儲存在磁帶、磁碟、光碟等載體上並能被計算機識別的數字影象或數字文字的處理過程。3、數字影象表示實物影象的整數陣列。一個二維或更高維的取樣並量化的函式，由相同維數的連續影象產生。在矩陣（或其他）網路上取樣——連續函式，並在取樣點上將值最小化後的陣列。4、黑白二值影象只有黑白兩級灰度的數字影象。它對應於黑白兩種狀態的文字稿、線條圖等。5、連續色調靜態影象以多於兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態數字影象。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、解析度單位長度內影象包含的點數或像 素數，一般用每英時點數（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數字化轉換後，數字影象與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數字影象向人或機器提供資訊的能力。9、影象壓縮清除影象冗餘或影象近似的任一種過程，其目的是對影象以更緊湊的形式表示。

（02）二、紙質檔案數字化基本要求1、基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案資訊資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案資訊資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數字化對像的確定原則應當對所要進行數字化的物件按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

（03）1）符合國家法律法規的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。2）價值性原則屬於歸檔範圍且應永久或長期儲存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的範圍。3、基本環節紙質檔案數字化的基本環節主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、影象處理、影象儲存、資料質檢、資料掛接、資料驗收、資料備份、成果管理等。

（04）檔案掃描1、掃描方式1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描器或專業掃描器(如工程圖紙可採用0號圖紙掃描器)進行掃描。大幅面檔案可採用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝後的膠片數字化轉換裝置等進行掃描，也可以採用小幅面掃描後的影象拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應採用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可採用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常採用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，並且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可採用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可採用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要採用彩色模式進行掃描。3 、掃描解析度1)掃描解析度引數大小的選擇,原則上以掃描後的影象清晰、完整、不影響影象的利用效果為準。2）採用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其解析度一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高解析度。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描解析度建議選擇≥300dpi。

（05）影象處理1 、影象資料質量檢查1)對影象偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發現不符合影象質量要求時，應重新進行影象的處理。2）由於操作不當，造成掃描的影象檔案不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。3）發現檔案漏掃時，應及時補掃並正確插入影象。4）發現掃描影象的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。2、糾偏對出現偏斜的影象應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的影象應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。3、去汙對影象頁面中出現的影響影象質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去汙處理。

（06）資料關聯以紙質檔案目錄資料庫為依據，將每一份紙質檔案檔案掃描所得的一個或多個影象儲存為一份影象檔案。將影象檔案儲存到相應資料夾時，要認真核查每一份圖象檔案的名稱與檔案目錄資料庫中該份檔案的檔號是否相同，影象檔案的頁數與檔案目錄資料庫中該份檔案的頁數是否一致，影象檔案的總數與目錄資料庫中檔案的總數是否相同等。