檔案數字化的意義和作用

所謂檔案數字化（digitization）是指用計算機技術將模擬訊號轉換為數字訊號的處理過程。紙質檔案數字化就是採用掃描器或數碼相機等數碼裝置對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為儲存在磁帶、磁碟、光碟等載體上並能被計算機識別的數字影象或數字文字的處理過程。

操作方法

（01）紙質檔案數字化的基本原則是使檔案資訊資源能準確、方便、快捷地提供利用，使檔案資訊資源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用的需求。就資料內容而言，檔案數字化加工應包括目錄資料（檔案）、檔案資料（掃描原件）、多媒體資料（圖檔、音訊、視訊）等。

（02）檔案數字化的主要作用①、檔案數字化是檔案資訊化建設重要內容，檔案資訊化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務：一是現有檔案的目錄資料庫建設和重要紙質檔案和照片、錄音、錄影檔案的數字化；二是現行電子檔案歸檔與電子檔案管理。②、檔案數字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數字化副本異地儲存，輸出磁碟、磁帶供永久儲存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致於遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對汙損殘缺照片檔案的修復。

（03）安全性原則安全性是檔案數字化過程中時刻要注意的問題。由於前面提到過的檔案的原真性以及一些其它原因，安全性對於檔案數字化顯得尤為重要。首先要保證檔案原件的安全。在數字化過程中可能要對檔案進行拆卷掃描，每一步都要十分注意對檔案原件的保護，不能因為人為的原因造成檔案原件的汙染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。其次，是要保證檔案資訊內容的原真性和保密性。由於檔案資訊的開放程度受密級的限制，有些檔案資訊不宜公開，原則上這些檔案不應列入數字化範圍，或者應為這些有保密要求的數字化檔案加上可靠的保密措施。

（04）規範性原則檔案數字化的目的是利用計算機網路這種新型的資訊通道，向全國甚至全球提供數字化檔案資訊。因此在檔案數字化時應採用各方統一併認可的規範與標準。只有符合統一的標準，才能真正實現數字化檔案資訊的網上高效傳輸，而不至於因為檔案儲存格式和軟硬體平臺的不同而造成資源的浪費，同時也有助於確定一個最佳的檔案數字化技術方案。如果缺乏統一的標準和規範，檔案數字化將會成為阻礙檔案資訊化、網路化建設的一個重要原因。

（05）高效性原則首先，應在充分研究分析的基礎上選擇檔案數字化最優方案，包括最優化的工作流程，最合理的數字化資訊儲存格式，以及先進、高效、經濟的數字化加工裝置等。其次，高效性原則的又一要求是注重檔案數字化工作的整體性與協作性。為避免檔案資訊的重複數字化和數字化工作資源的浪費，保證檔案資訊的系統與完整，檔案數字化工作應特別強調互補協作和系統高效。

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