如何在 Excel 中建立下拉列表

在 Microsoft Excel 資料表中建立下拉列表通常可以提高資料輸入效率，同時將資料輸入的範圍限定到特定專案的集合，或僅限於下拉列表中所提供的資料。按照以下步驟，學習如何在 Excel 2013 和早期版本中建立下拉列表。

Excel 2013

（01）開啟您要在其中建立下拉列表的 Excel 文件。

（02）開啟 Excel 文件中的一張空白表格或新表格。

（03）鍵入您要在下拉列表中顯示的所有專案。每個專案應當佔據一個單元格的位置，所有專案在同一列中輸入。例如，如要建立運動專案列表的下拉選單，則在 A1 單元格中鍵入“棒球”，在 A2 單元格中鍵入“籃球”，在 A3 單元格中鍵入“足球”，依此類推。

（04）選中您剛才輸入的要在下拉列表中顯示的所有專案單元格。

（05）在單元格上直接單擊右鍵，並選擇“命名單元格區域”。

（06）在“名稱”欄位中為所有下拉列表專案鍵入一個名稱，然後單擊“確定”。此處選擇的命名將僅供參考，並不會在 Excel 資料表中顯示。

（07）在要顯示下拉列表的資料表中直接點選一個單元格。

（08）單擊“資料”按鈕，選擇“資料有效性”。將顯示“資料有效性”選單。

（09）單擊“設定”選項卡，在“允許”下拉選單中選擇“序列”。

（10）點選“來源”框，鍵入等號，然後在等號後鍵入剛才您為下拉列表所選擇的命名。例如，如果剛才將下拉專案命名為“運動”，則鍵入“=運動”。

（11）在“提供下拉箭頭”旁邊的複選框中打勾。

（12）如果允許使用者在下拉列表中不選擇任何專案，則在“忽略空值”旁邊的複選框中打勾。

（13）單擊“出錯警告”選項卡。

（14）在“輸入無效資料時顯示出錯警告”旁邊的複選框中打勾。這樣可以防止使用者輸入下拉列表中專案以外的任何資料。如果您允許使用者在下拉列表中輸入他們自己的資料，則不要勾選本欄位的複選框。

（15）單擊“確定”。現在，資料表中應該已經顯示您的下拉列表了。

Excel 2010、2007 和 2003

（01）開啟要建立下拉列表的 Excel 檔案。

（02）開啟 Excel 文件中的一張空白表格或新表格。

（03）鍵入您要在下拉列表中顯示的所有專案。每個專案佔一個單元格，所有專案在同一列中輸入。例如，如要建立水果名稱的下拉選單，則在 A1 單元格中鍵入“蘋果”，在 A2 單元格中鍵入“香蕉”，在 A3 單元格中鍵入“藍莓”，依此類推。

（04）選中包含您剛才輸入的所有下拉列表專案的單元格區域。

（05）單擊 Excel 工具欄上的“名稱”框，即公式欄左邊的空白區域。

（06）在“名稱”框中為下拉列表中的所有專案鍵入一個名稱，然後按回車鍵。此處選擇的命名將僅供參考，並不會在 Excel 資料表中顯示。

（07）在要顯示下拉列表的 Excel 文件的資料表中單擊一個單元格。

（08）單擊資料表中的“資料”選項卡，然後在“資料工具”群組中選擇“資料有效性”。螢幕上會顯示“資料有效性”對話方塊。

（09）單擊“資料有效性”對話方塊中的“設定”選項卡。

（10）在“允許”下拉框中選擇“序列”。

（11）點選進入“來源”欄位，鍵入等號，然後在等號後鍵入剛才您為下拉列表所選擇的命名。例如，如果下拉列表的名稱為“水果”，則鍵入“=水果”。

（12）在“提供下拉箭頭”欄位旁邊的複選框中打勾。

（13）如果允許使用者在使用資料時，可不選擇下拉列表中任何專案，則在“忽略空值”旁邊的複選框中打勾。

（14）單擊“出錯警告”選項卡。

（15）在“輸入無效資料時顯示出錯警告”旁邊的複選框中打勾。此選項可以防止使用者輸入與下拉列表中專案不同的任何資料。如果允許使用者在下拉列表中輸入他們自己的資料，則請不要勾選本欄位的複選框。

（16）單擊“確定”。現在，資料表中應該已經顯示您的下拉列表了。

特別提示

在鍵入下拉列表中所列表專案時，請按您希望其在下拉選單中所顯示的順序鍵入。例如，按字母順序鍵入條目，使使用者更容易查詢特定專案或值。

完成下拉列表建立後，請開啟並檢視下拉列表，確保輸入的所有專案已恰當顯示。在某些情況下，您可能需要拉寬單元格以全部顯示所有專案。

如果資料表被保護或共享，或連結到“SharePoint”網站，則將無法訪問“資料有效性”選單。如果您的資料表存在上述任意情形，則請移除保護、取消共享，或從“SharePoint”網路取消連結，然後再次嘗試訪問“資料有效性”。