Word使用技巧大全85例
Word是微軟公司的一個文書處理器應用程式，關於它的實用技巧有哪些呢？
操作方法
（01）1、即時取消Word的後臺列印當我們剛剛編輯完一篇文件按了列印命令後，後來又不想列印當前的文件了，那麼怎樣才能即時取消後臺列印任務呢？一般來說，大家在發出列印任務後，程式會自動將列印任務設定為後臺列印，同時在狀態列上出現印表機圖示，印表機圖示旁邊的數字顯示的是正在列印的頁的頁碼。要想即時取消後臺列印任務的話，大家只要用滑鼠雙擊印表機圖示就可以了。2、Word 2003讓文字隨文字框大小變化當我們在用Word進行文件編輯時，經常需要用文字框來實現一些特殊的應用，比如在文字框中輸入文字來達到特殊效果，但有個問題是，當我們在文字框中輸入文字並調整了文字框的大小後文字並不會跟著變化。其實我們可讓文字框裡的文字大小隨文字框大小“同步”變化；單擊選中該文字框，然後選擇“剪下”，再執行選單“[編輯]—[選擇性貼上]”，在貼上形式中選擇“圖片（增強型圖元檔案）”，現在再拖動文字框看看，是不是可以隨意改變文字大小了。3、Word 2003/2007快速切換英文大小寫在Word中輸入英文句子時，一般每個單詞的第一個字母都是大寫，通常的輸入方法就是輸入第一個字母時就要進行一次大小寫切換。這樣很麻煩。不妨全部輸入小寫字元，然後選中所有單詞，按一次組合鍵“Shift+F3”試試，是不是每個單詞的第一個字母都變成了大寫？再按一次試試，所有的字母都變成了大寫！再按一次，又變了小寫。原來，組合鍵Shift+F3是個英文大小寫切換鍵，充分利用這個組合鍵，以後輸入英文就方便多了。4、Word 2003/2007 Word表格中“Shift+Alt+方向鍵”調整行序 Word表格編輯時可以使用一些快捷鍵提高效率，比如“Shift+Alt+方向鍵”組合，非常有用，用“Shift+Alt+上（或下）方向鍵”能夠調整文件中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。方法是：將插入點置於要調整行的任意一個單元格內（或行尾段落標記前），按下“Shift+Alt”鍵，然後按上下方向鍵，按“向上箭頭”鍵可使該行在表格內向上移動，按“向下箭頭”鍵可使該行向下移動。5、Word 2003剔除試卷中的選擇題答案如果想在Word 2003中去掉選擇題後括號內已有的答案，可按下面的步驟操作：按“Ctrl+H”組合鍵開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”框中輸入“（^$）”，在“替換為”框中輸入“（）”（括號中間有空格），單擊“全部替換”按鈕即可。但“$”只能表示一個任意的字母，即以上操作只能剔除單選題中的答案，若為多項選擇題，可在查詢時依次加入多個“$”來進行查詢並替換。6、Word中英文字型“區分對待”在一篇中英文混排的Word文件中，經常需要將文件中的字型格式統一為諸如“中文為楷體四號字，英文為Arial UnicodeMS體”之類的具體形式，該怎樣快速而準確地完成該任務呢？好辦，以下我們以Word 2003為例說明具體操作過程：1）開啟所需要的Word文件，然後在“編輯”選單中，單擊“全選”命令以選中整篇文件；2）在“格式”選單中，單擊“字型”命令；3）單擊“字型”選項卡，然後在“中文字型”框中選擇“楷體”；在“字號”框中選擇“四號”；在“西文字型”框中選擇“Arial UnicodeMS”；單擊“確定”按鈕。現在，文件中所有英文被設定為Arial UnicodeMS體，而所有中文被設定為楷體，但中英文的字號皆被設定為四號字。
（02）7、去除來自“記事本”的自動換動符很多人習慣打草稿用“記事本”，然後複製到Word中進行排版編輯。但大家多將“記事本”程式設定為自動換行，而將其中的文字拷貝到Word中會出現一種奇怪的換行符號，利用Word的“查詢和替換”中的“[特殊格式]—[標記]（即^P）”來查詢替換這些換行符往往無效。這裡你可以嘗試在“查詢和替換”中將“查詢內容”設定為“^13”（不含雙引號），“替換為”項中不輸入任何內容，然後全部替換即可去除來自“記事本”的自動換行符。8、 如何刪除WORD文件所有空格空行1）去多餘空行――在“編輯”選單中選擇“替換”，在彈出對話方塊的“查詢內容”中輸入^p^p，在“替換為”中輸入^p（這裡^和p都必須在英文狀態下輸入），然後單擊“全部替換”即可（可以多次單擊“全部替換”，直到出現“word已完成對文件的搜尋並已完成0處替換”）；2）去多餘空格――在“編輯”選單中選擇“替換”，在彈出對話方塊的“查詢內容”中輸入一個空格，在“替換為”中什麼也不輸入，然後單擊“全部替換”即可（可以多次單擊“全部替換”，直到出現“word已完成對文件的搜尋並已完成0處替換”）。9、一鍵選中超連結文字在Word文件中如果要想選中帶有超連結的文字，通常我們使用滑鼠拖動的方法，但這種方法選中的效率很低，有沒有更高效的方法呢？答案是肯定的。其實只須將插入點定位到超連結文字的前面，然後再按下鍵盤上的Delete鍵就可以實現一鍵選定了。10、快速撤銷自動畫布：當在Word 2007中繪製圖形或插入“文字框”時，在編輯區域總會自動彈出一個“在此處建立圖形”的繪圖畫布，如何撤銷該畫布呢？方法一：當出現畫布時，在畫布範圍之外的區域繪製圖形，畫布便自動消失；方法二：當出現畫布時，按“Ctrl+Z”組合鍵，畫布自動撤銷；方法三：單擊“[Microsoft Office按鈕]—[Word選項]—[高階] ”，在“編輯選項”中，不選擇“插入‘自選圖形’時自動建立繪圖畫布”項，“確定”後完成設定。11、生僻字錄入並不難：1）利用Word中的插入符號法：比如我們要輸入“朐”，先開啟Word，輸入“月”字並選中它，依次單擊“插入—符號”，在彈出的視窗中把“字型”定為“普通文字”，“子集”定為“CJK統一漢字”，就可以看到許多有“月”部首的漢字（如圖1），從中可以找到“朐”字，雙擊這個漢字就可輸入；2）用“微軟拼音”輸入法中的手寫板來輸入：切換到微軟拼音輸入法，單擊“選項”（即右下腳倒三角按鈕），勾選“輸入板”，那麼在輸入法狀態中便會多出一個“開啟/關閉輸入板”切換按鈕，單擊該按鈕，彈出“手寫識別”視窗，這樣我們就可以將滑鼠當成筆在左側視窗中書寫生僻漢字了，雙擊中間視窗得到的漢字“朐”即可輸入。12、Word 2007快速分割表格可以把游標定位到需要分離的表格內容的最後一行，然後按下三億文庫包含各類專業文獻、生活休閒娛樂、幼兒教育、國小教育、各類資格考試、高等教育、行業資料、專業論文、文學作品欣賞、90【OFFICE達人必備】Word使用技巧大全 85 例等內容。
（03）13、Word提示無效可能是你的Word軟體由於某種原因出現故障，比如被病毒破壞了。如果你的Word還能開啟，可以點工具欄的“[幫助]—[檢測並修復]”來修復Word。如果不能，你可以在[控制面板]—[新增/解除安裝程式]中，找到Office，更改，選擇修復，要提前準備好Office的安裝光碟或者資料夾，如果是光碟要確保光碟完好，如果修復不了就解除安裝Office，然後重新安裝。14、Word2007手動找回自動儲存檔案如果突然遇到停電等突發事件在Word2007怎麼也找不到關機前自動儲存的檔案，可以在“C：documents and settings<usename>Application DataMicrosoftWord”資料夾找找自動儲存檔案。平時在寫文件的時候最好把自動儲存時間設定為1分鐘，這樣可以減少很多麻煩。15、Word 2003/2007快速製作填空題下劃線先在填空題空白處輸入試題中不含的特殊字元（如～、&）等，然後按Ctrl+H組合鍵開啟“替換”對話方塊，在“查詢內容”欄輸入剛才的特殊字元，在“替換為”欄中輸入幾個空格，並開啟“高階”選項，在“格式/字型”對話方塊裡將“下劃線線型”選擇為“單實線”，然後點選“全部替換”按鈕，即可將特殊字元替換為帶下劃線的空格，快速製作出填空題的填空部分。16、更改Word2007預設儲存格式Word2007預設儲存格式為docx，低版本的Word要想識別必須安裝相容補丁，單擊“[Microsoft Office按鈕]—[Word選項]—[儲存] ”，在“儲存文件”中，從“將檔案儲存為此格式”的下拉選單中選擇“Word97-2003文件（*）”，單擊“確定”後退出，以後所有新建文件預設儲存格式便為doc。此法同樣適用於Microsoft Office2007的其他元件。17、也談Word中縱向選定文字將游標放在需要選定的縱向文字塊的左上方，然後用左手按住Alt鍵不放，用右手將滑鼠向縱向塊文字的右下方拖動，即可縱向選定文字。18、Word 2007巧用快捷鍵插入公式在使用Word 2007編輯文件時，通常大家都是切換到“插入”選項卡，然後單擊“符號”組的“公式”按鈕，再進行公式編輯。其實，無論當前為何選項卡，要在文件中插入公式時，只需要按下“Alt+=”鍵即可進行公式編輯。
（04）19、Word 2007表格倒著建通常大家都是先建立好表格，然後再輸入內容。但是，有時建立表格事先沒有規劃好，所以出現輸入內容時才發現行或列不夠用了或者太多了的情況。其實，你可以改變一下順序，即先輸入表格內容，只是在輸入內容時，請以空格識別“列”，以回車鍵識別“行”。然後，選中輸入的表格內容，再單擊“插入”選項卡，單擊“表格”組中的“表格”下的三角箭頭，單擊“插入表格”，則一個表格就形成了。20、Word中微調圖片位置在Word檔案中插入圖片（文字框）後，有時候要求對它進行細微的位置調整，只需把圖片設定為四周型（緊密型），按住Ctrl鍵同時按方向鍵，即可對圖片進行上下左右微調。也可以按下“Alt+滑鼠左鍵”進行微調。21、在Word表格的最後新增一行在表格最後新增一行，只需將游標移到表格的最後一個單元格中，按“Tab”鍵即可快速插入一行。22、快速預覽Word文件我們知道在檢視圖片檔案時，可以選擇縮圖模式，這樣所有圖片都可以以縮圖的形式顯示出來，使用非常方便。在瀏覽Word文件的時候，如果也能夠預覽其中的內容就好了，特別是在大量文件中檢視某篇文章的情況下。其實，方法還是有的，啟動Word軟體後，單擊執行“[檔案]—[開啟]”命令，在彈出的對話方塊中定位到目標資料夾，然後選定其中的某個檔案，再單擊“檢視”按鈕右側的倒三角形按鈕，在彈出的選單中選擇“預覽”選項，在下面的視窗中就會顯示文章的內容。23、Ctrl鍵配合滑鼠翻頁鍵的妙用在Word2003/2007文件中，按住Ctrl鍵，同時滾動滑鼠的翻頁鍵（又叫滑鼠中鍵），可以放大或縮小文字，頁面想多大就多大，也可以多頁列印預覽，在螢幕上顯示多頁。當頁面比較小時會在螢幕上顯示多頁，如果是一本書可清晰地看到文件的脈絡和結構。比如，標題及級別關係，章節，錯別字。如果出錯，把游標定位在出錯處可立即修改，不用點來點去，省去不少時間，也可進行文字和圖形的插入，非常方便。24、Word表格巧調列寬在編輯Word表格時，大家通常都是拖動表格線來調整列寬。其實，如果在拖動表格線時，配合使用不同的按鍵，可以達到不同的目的。按住Ctrl鍵的同時拖動，表格線左邊的列寬改變，增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔，整個表格的寬度不變；按住Suift鍵的同時拖動，只改變表格線左方的列寬，其右方的列寬不變，整個表格的寬度將有變動；按住Alt鍵的同時拖動，標尺上會顯示出各列的寬度，其拖動結果與普通拖動方法相同。
（05）25、“鎖定”Word2007每次開啟的預設字型大小用Word2007來進行文件編輯，但是每次開啟後字型預設大小都是五號，每次都還得手動去切換一下，變為常用的四號字大小，要是能開啟文件後預設的字型大小為四號就方便了，其實在文件編輯區域空白處右擊滑鼠，在彈出的快捷選單中選擇“字型”開啟字型設定視窗，設定好字型和字號大小為“四號”，然後點選左下角“預設”按鈕，在彈出一個新對話方塊中單擊“是”後退出。好了，以後開啟新文件就是按照你設定的字型和字號啦，不用再去手動切換一次。26、把文字替換成圖片首先把圖片複製到 剪貼簿中，然後開啟替換對話方塊，在“查詢內容”框中輸入將被替換的文字，接著在 “替換為”框中輸入“^c”（注意：輸入的一定要是半形字元，c要小寫），單擊替換 即可。27、Word表格自動填充在Word表格裡選中要填入相同內容的單元格，單擊“格式→專案符號和編號”，進入“編號”選項卡，選擇任意一種樣式，單擊“自定義”按鈕，在“自定義編號列表”視窗中“編號格式”欄內輸入要填三億文庫包含各類專業文獻、生活休閒娛樂、幼兒教育、國小教育、各類資格考試、高等教育、行業資料、專業論文、文學作品欣賞、90【OFFICE達人必備】Word使用技巧大全 85 例等內容。28、Word中巧輸星期單擊“格式→專案符號和編號”，進入“編號”選項卡，單擊“自定義”按鈕，在“編號樣式”欄內選擇“一、二、三”等樣式，在“編號格式”欄內的“一”前輸入“星期”即可。29、貼上網頁內容在Word中貼上網頁，只須在網頁中複製內容，切換到Word中，單擊“貼上”按鈕，網頁中所有內容就會原樣複製到Word中，這時在複製內容的右下角會出現一個“貼上選項”按鈕，單擊按鈕右側的黑三角符號，彈出一個選單，選擇“僅保留文字”即可。30、快速轉換大寫金額在Word中輸入12345，然後點選“插入→數字”命令，在彈出的“數字”對話方塊“數字型別”欄裡選擇中文數字版式“壹、貳、叄????? ? ? ”單擊“確定”，則12345就變成中文數字“壹萬貳仟叄佰肆拾伍”。
（06）31、去掉自動編號功能點選“工具→自動更正選項”，開啟“自動更正”對話方塊，進入“鍵入時自動套用格式”選項卡，找到“鍵入時自動應用”組中的“自動編號列表”複選項，取消前面的鉤即可。這樣就可以去掉那些“煩心”的自動編號功能。同樣也可去除“畫布”，方法是:點選“工具→選項”，進入“常規”選項卡，去除“插入‘自選圖形’時自動建立繪圖畫布”複選框上的鉤即可。32、畫出不打折的直線在Word中如果想畫水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角的直線，只須在固定一個端點後，按住Shift鍵，上下拖動滑鼠，將會出現上述幾種直線選擇，位置調整合適後鬆開Shift鍵即可。33、加減乘除鬆輸入i和I在中文輸入法智慧ABC中有著特殊的意義，它們可以作為輸入小寫和大寫中文數字的前導字元，還可以用來將數字運算子號變為相應的漢字，在i或I後面輸入+、—、*、/，按回車鍵或空格鍵，即可得到與之對應的漢字加、減、乘、除。34、部分加粗表格線在Word中需要加粗某一條或幾條表格線時，可以先在工具欄選項中點選“表格和邊框”按鈕，然後在“表格和邊框”視窗選定“線型”與“線寬”，再點選“繪製表格”按鈕，最後在欲加粗的表格線上從頭到尾畫上一筆即可。35、打造整齊的Word公式使用Word公式編輯器建立公式後，你如果感到其中的公式不整齊(特別是矩陣形式的公式)，那麼你可以通過下列方式進行微調:單擊該公式，右鍵進入“設定物件格式”，選擇“版式”中任意一種形式，單擊“確定”，再選中需要調整的項;按下Ctrl鍵後，利用游標上下左右移動對該項進行微調;重複上下左右移動對該項進行微調;重複上述步驟，直到將公式位置調整到滿意為止。36、文字旋轉輕鬆做在Word中可以通過“文字方向”命令來改變文字的方向。但也可以用以下簡捷的方法來做。選中要設定的文字內容，只要把字型設定成“@字型”就行，比如“@宋體”或“@黑體”，就可使這些文字逆時針旋轉90度了。
（07）37、去除預設的輸入法開啟選項視窗，點選其中的“編輯”選項卡，去除最下面的“輸入法控制處於活動狀態”前的對號，點選確定。重新啟動Word後，就會發現微軟拼音不會一起啟動了。38、翻譯文字先要安裝好字典庫，連線上網，通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字，然後點選Word選單欄“工具”→“資訊檢索”；介面右邊將出現“資訊檢索”版面。在“搜尋”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言，結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞，可以按住Alt鍵不放，然後點選生詞。39、快速顯示文件中的圖片如果一篇Word文件中有好多圖片，開啟後顯示比較慢。但我們開啟文件時，快速點選“列印預覽”按鈕，圖片就會立刻清晰的顯示出來，然後關閉列印預覽視窗，所有插入的圖片都會快速顯示出來了。40、給圖片註解文字選定要新增說明的圖片，單擊滑鼠右鍵，在快捷功能選單中選“題注”，以開啟題注視窗；然後在“標籤”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”；最後在“題注”欄輸入註解文字，再點“確定”按鈕結束。此時，註解文字會自動顯示在圖片下方。註解文字可以隨時更改，如改變字型大小，或者刪除等等。41、製作水印Word2003具有新增文字和圖片兩種型別水印的功能，而且能夠隨意設定大小、位置等等。在Word選單欄點選“格式”→“背景”→“水印”。在“水印”對話方塊中選擇“文字水印”，然後在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對話方塊中選擇“圖片水印”，然後找到要作為水印圖案的圖片。最後按“確定”，水印就會出現在文字後面。42、自動更正錯誤片語可以通過Word2003自動更正寫錯的片語。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”，依次點選“工具－自動更正選項”選單，在彈出的“自動更正”視窗中選擇“自動更正”標籤項，在下面的替換文字框中輸入“為虎做倀”，然後在替換為文字框中輸入“為虎作倀”，點選確定。這樣以後如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時候，Word就會自動更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些片語或是成語新增到自動更正中，讓你的Word識別片語能力更強、更智慧化。
（08）43、輕鬆統計文件字數開啟Word文件，然後依次點選“工具－字數統計”選單，就可以清楚的看到這篇文件的統計資訊，也可以通過開啟文件屬性視窗，接著選擇“摘要”標籤，然後點選“高階”按鈕，這時也可以看到該文件的詳細統計資訊。但是需要統計多篇文件的總字數，這樣一篇篇的統計，也就太慢了，效率也很低。可以先開啟其中任意一篇文件，然後依次點選“插入－檔案”選單，然後把其它文件全部插入進來，合併成一篇文件，然後再點選“字數統計”選單項，就可以輕鬆的檢視所包含各類專業文獻、生活休閒娛樂、幼兒教育、國小教育、各類資格考試、高等教育、行業資料、專業論文、文學作品欣賞、90【OFFICE達人必備】Word使用技巧大全 85 例等內容。44、一版多頁顯示先按“預覽列印”圖示，或點選“檔案”→“列印預覽”，Word將處於“預覽”模式；在工具欄上單擊滑鼠右鍵，選擇“常用”。這時，Word的選單欄下一排會出現“常用”工具欄。再在工具欄上右擊滑鼠，選擇“自定義”，進入自定義設定狀態；現在，將“列印預覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關閉“自定義”視窗，再關閉“預覽”模式；以後，點選Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕，就可以選擇一頁顯示多少個版面了。45、載入稿紙到微軟網站（ ... 895DE9C0B2F&&displaylang=zh-cn）上下載稿紙載入項，安裝後在Word2003的“格式”選單下就可以看到“稿紙設定”命令，選擇後在設定對話方塊“啟用稿紙隔線”，然後我們設定每格的尺寸、網格樣式、網格顏色、紙張大小等，確定後Word中的就自動應用稿紙樣式，文字被放到稿紙的每個格子上。46、自動縮排兩個漢字我們中國人寫東西都有段首空兩個漢字 俗稱低兩格的習慣，如果每次都要在段首敲四個空格半形鍵，實在是太麻煩了，Word 2000為我們提供了更為方便的辦法，選中所要設定縮排的段落，開啟“格式”選單中的“段落”設定，在“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮排”，在“度量值”中選擇“2字元”。當然，最方便的辦法還是在預設模板中設定段落“首行縮排”為“2字元”。47、刪除行首行尾空格由於網頁排版中的“低兩格”都是通過插入空格來實現的，所以我們從網上拷貝下來的文章段落在Word 2000中進行段落重排時，由於我們已經設定了自動“首行縮排”兩個漢字，再加上這兩個全形空格，就成了段首四個漢字空格，手工進行刪除實在是太麻煩，這時我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落，然後按下工具欄中的“居中”按鈕，使段落的對齊方式為居中，這時行首行尾的空格就都被去掉了，最後再按“左對齊”按鈕，使段落恢復原來的對齊方式。48、刪除空行對於文章中的空行，手工刪除也是一件很麻煩的事情，其實想一下空行的特點，也就是多個“段落標記”連在一起，那麼我們用Word 2000的替換功能就可實現刪除文章中的空行。開啟“編輯”選單中的“替換”對話方塊，把游標定位在“查詢內容”輸入框中，按下“高階”按鈕，選擇“特殊字元”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”，即“＾p”，然後按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對於多行空行，可進行重複替換，直到刪除全部的空行為止。
（09）49、修改Word文件的預設儲存路徑一般來說，Word檔案預設的儲存路徑是CMy Documents資料夾，修改其預設儲存路徑，可以執行主選單“工具/選項”命令，在“選項”對話方塊中切換到“檔案位置”選項卡，在“檔案型別”選項卡中選中“文件”，然後單擊“更改”按鈕，並將其指定為自己所要儲存的路徑就可以了。50、去掉Word頁首下面的那條橫線去掉Word頁首下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設定成“白色”；二是在進入頁首和頁尾時，設定表格和邊框為“無”；第三種方法是進入頁首編輯，然後選中段落標記並刪除它；最後一種方法是將“樣式”圖示欄裡面的“頁首”換成“正文”就行了。51、將游標快速返回到Word文件的上次編輯點按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文件位置，當再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當前的編輯位置。如果是在開啟文件之後立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。52、刪除空行對於文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實想一下空行的特點，也就是多個“段落標記”連在一起，那麼我們用Word的替換功能就可實現刪除文章中的空行。開啟“編輯”選單中的“替換”對話方塊，把游標定位在“查詢內容”輸入框中，按下“高階”按鈕，選擇“特殊字元”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”，即“＾p”，然後按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對於多行空行，可進行重複替換，直到刪除全部的空行為止。53、按姓氏筆畫排序在Word的表格功能中，為了適應中文習慣，新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是：選擇需要排序的列，左擊“表格/排序”選單項，再選擇“型別”組合框中的“筆畫”項，並選擇“遞增”或“遞減”，點選“確定”即可。你會看到，此時的表格已按“姓氏筆畫”（而不是“姓名筆畫”）的遞增（或遞減）排列好了。54、顯示過寬文件在開啟文件時，有時會發現因為文件過寬，螢幕上顯示不全，這可怎麼辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我們可以重新調整行的寬度，使其適合文件視窗的大小。如果使用的是普通檢視或大綱檢視，可以單擊“工具”選單中的“選項”命令，再單擊“檢視”選項，然後選中“視窗內自動換行”複選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用於普通檢視或頁面檢視中的文件視窗。這時我們單擊“檢視”選單中的“顯示比例”命令，然後選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式檢視中，使文字自動換行。
（10）55、在Word2000中輸入英語音標如何在一篇文章或一份英語試卷中輸入英語音標？有一個非常簡單辦法可以解決這個問題。如果你的計算機中裝有金山詞霸的話，在把英語翻譯成中文時，你會發現螢幕上顯示出了用國際音標標註的英文單詞的發音音標，這表明計算機在安裝了金山詞霸後，一定在其內部安裝了含有英語音標的字型檔。這個字型檔檔案就在Windows資料夾下的字型資料夾Fonts中，其檔名是，字型名是kingsoft phonetic。進入中文word2000，需要輸入音標時，可在“插入”選單下選擇“符號”，在“符號”選項卡下“字型”下拉選單中選擇“kingsoft phonetic plain”，這是你會看到國際音標中的符號出現在螢幕上，選擇你所需要的音標雙擊之即插入到文章中。如果你的計算機中沒有安裝金山詞霸，那也沒關係，你只要到裝有金山詞霸的機器上（或光碟中）把含有音標的字型檔案複製到你的計算機即可。方法是：在有金山詞霸的計算機上找到資料夾windowsfonts，將其中的名為ksp；56、在Word中標註漢語拼音；在輸入中文時可能會需要在文字上面標註拼音，最原始；57、給跨頁的表格自動新增表頭；如果你在Word中製作的表格有多頁，往往需要從第；58、給Word檔案減肥；在Word中輸入一點兒文字，很容易就達到幾十KB；麼回事，好像覺得我們的硬碟太大了似的；具體方法：只要我們使用“檔案”菜windowsfonts，將其中的名為的字型檔案有滑鼠拖放複製到A盤中（注意此時用滑鼠右鍵採用傳送到A盤的方法進行復制是無效的），然後再在你的計算機上把它拖放複製到windowsfonts資料夾中就行了。56、在Word中標註漢語拼音在輸入中文時可能會需要在文字上面標註拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然後通過調整字型的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標註拼音的文字，然後執行“格式”下拉選單中的“中文版式”子選單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對應的方框中輸入拼音。最後單擊“確定”按鈕完成拼音的標註。57、給跨頁的表格自動新增表頭如果你在Word中製作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭（表頭有多行時要選定多行），在“表格”選單上單擊“標題行重複”。58、給Word檔案減肥在Word中輸入一點兒文字，很容易就達到幾十KB，真不知微軟是怎麼回事，好像覺得我們的硬碟太大了似的。所以，很有必要給Word檔案減減肥。具體方法：只要我們使用“檔案”選單下的“另存為”命令，Word則會重新將資訊進行整理存檔，這樣會使得檔案的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以開啟Word，單擊“工具”選單中的“選項”命令，再單擊“儲存”選項卡，在設定視窗中取消選擇“快速儲存”選項，以後Word就會在每次儲存檔案時自動進行資訊整理並存盤，實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字型技術，則在選中“嵌入TrueType字型”後，還應選中“只嵌入所用字元”複選框，否則Word會把所用的TrueType字型一同“打包”，使得檔案增大。59、取消自作聰明的超級連結當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級連結，只要在檔案的網址上按一下，就可以啟動IE進入鍵入的網址或給輸入的信箱發信。 但是，有時候我們並不需要這樣的功能，就會覺得這種功能有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢？ 在Word中選擇“工具”→“自動更正”，先單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，將“internet 及網路路徑替換為超級連結”項前的對勾取消。再單擊“自動套用格式”選項卡，將“internet 及網路路徑替換為超級連結”項前的對勾取消。再單擊“確定”，以後再輸入網址，就不會轉化為超連結了。60、實現Word個性模板用Word建立的檔案預設頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由於工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須開啟“頁面設定”對話方塊進行設定，同時，Word中預設生成的文件檔案是不自動縮排的，必須使用手工調整它們的縮排，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板檔案功能可以設定Word的預設頁面大小和自動縮排，從而實現個性模板。①進入WordXP的模板資料夾，在Windows 9x和Windows Me下為CWindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings使用者名稱Application DataMicrosoftTemplates資料夾下（此資料夾為隱藏資料夾，你必須對資料夾選項進行設定才能夠進入，詳見Windows手冊），你會看到在此資料夾中有一個檔案，此檔案就是Word的預設模板檔案。雙擊它，系統就會自動呼叫WordXP開啟它。②單擊“檔案”→“頁面設定”，調出頁面設定對話方塊，將頁面大小及上下左右邊距設定自己所需的值，如圖5所示。筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來檢視文章不太方便，所以把寬度設定小了一些，為15釐米，高度不變，仍為24釐米。③單擊“格式”→“段落”，在段落設定對話方塊中選擇“縮排和間距”標籤，點選“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮排”，並設定度量值為0.7釐米（相當於兩個漢字字元），即設定每段自動縮排兩格（中國人用中文的特色）。④單擊“檔案”→“儲存”命令，選擇儲存型別為文件模板檔案，由於此時原模板已經啟動，所以無法直接儲存為檔案。在此，筆者將它儲存為檔案。⑤再次進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下，這時會看到兩個模板檔案和。選中檔案（老模板檔案），按下F2鍵，選擇“重新命名”，將它重新命名為檔案，按照此法再將新的模板檔案重新命名為檔案。⑥上面的製作步驟完成後，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖示或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設定來進行檔案處理了。
（11）61、巧用“稿紙”格式在Word2000中，使用者可以利用“稿紙嚮導”生成稿紙格式的文件。可是，如何生成“小字本”格式的文件呢？問題的關鍵在於掌握稿紙格式的製作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪製並插入“頁首”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：①左擊“檔案/新建”選單項，選擇“稿紙嚮導”，生成20×20的稿紙文件；②左擊“檢視/頁首和頁尾”選單項；③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇物件”按鈕；④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式；⑥左擊“檔案/頁面設定”，選擇“文件網格”卡；⑦將每頁行數設定為31後確定；⑧關閉“頁首/頁尾”即可；62、搶救Word檔案有妙招你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是檔案還沒有來得及存檔，卻突然遇到停電或宕機，此時的你是否有欲哭無淚的感覺？唉，這就叫“天有不測風雲”。不過，不要擔心，我有辦法。下面是具體的操作方法：①首先按選單“工具”，再按“選項”；②接著找出Word自動記錄檔案的位置： 按一下“檔案位置”標籤，點選“自動恢復檔案”，再按一下“更改”按鈕。③利用快捷鍵的技巧，將檔案位置給複製起來：拖曳選取“資料夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(複製)，再點選一下“取消”按鈕回到Word下。注意：如果你的Word不太穩定，常讓你做無用功，乾脆把這個資料夾另外指定一個名稱，往後找起來會更方便。④開啟資源管理器，尋找這個資料夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(貼上)。⑤Word會自動把來不及存檔的檔案“寄放”在這裡，如果此處有一個以上的檔案，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的檔案。 從“修改日期”這裡可以看出檔案的存檔日期。 在檔案上連按兩下滑鼠左鍵，就能直接打開了。到這兒，你的檔案就重新“活”了，還不快試試？63、Word中取消文字錄入過程中的自動編號可執行選單“工具/自動更正”命令，在開啟的“自動更正”對話方塊中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然後取消選擇“自動編號列表”複選框中的複選標誌，然後單擊“確定”按鈕完成即可。64、在Word中設定上下標註首先選中需要做上標文字，然後按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態；按Ctrl+“+”可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。65、Word中游標快速返回到上次編輯點按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文件位置，當再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當前的編輯位置。如果是在開啟文件之後立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最後一次的編輯位置。66、Word中方便快捷選擇字型號為了達到快速選擇字型的目的，將常用字型以按鈕形式設定在工具欄上。首先在中文Word2000選單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進入“自定義編輯“介面，然後在“自定義編輯“介面中選擇命令卡，並移動游標條到類別欄中的“字型項“，在“字型項“ 有字型，此時就可以通過使用滑鼠直接將相應的字型拖曳到工具欄上，直到將需要的字型都設定到工具欄中。67、隱藏圖形來加速螢幕滾動如果覺得螢幕滾動得太慢，則請按如下方法操作： 在頁面檢視中單擊“工具”選單中的“選項”命令，然後單擊“檢視”選項卡；選中“圖片框”複選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。 清除“圖形”複選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式匯入的圖片(即位於圖形層並可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置於文字和其他物件之前或之後的圖片)和用繪圖工具建立的物件，如自選圖形等。68、取消後臺列印加快速度後臺列印方式雖然可以使操作人員在列印文件時能夠繼續在中文Word2000中進行操作，但這種列印方式卻同時佔用了大量記憶體，以至於影響了中文Word2000的列印速度。為了將後臺列印方式取消，可以從“工具”選單中選擇“選項”項，然後再選擇“列印”選項卡，最後將“後臺列印”複選框失效即可。
（12）69、用重複執行命令加快操作通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重複執行相應命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統即會進入“格式刷”的設定狀態，然後我們就可以重複利用它快速地為整篇文件定義相同的格式了；再如，當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之後，系統即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時使用者就可以連續繪製多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，執行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕並實現重複執行目的之後，若須取消重複執行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。70、用超級連結快速切換超級連結是指一個計算機文件（頁面）的特定區域能引入其它文件或程式。它帶有顏色和下滑線的文字或圖形，如果單擊，就會跳轉至某個檔案或檔案中的某個位置，或者跳轉到全球域網或 Intranet 上的某個 HTML 頁。此外，超級連結還可以指向新聞群組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點。滑鼠放在超級連結上會變成手形，點選後即可切換。Word2000中也有相類似的超級連結功能，可將文件中的文字、影象等與本機硬碟或因特網上所設定的相關資訊連結起來。1、開一個文件，選擇要作為超級連結顯示的文字；2、單擊“插入”選單中的“超級連結”選項彈出對話方塊。在“連結到檔案或URL”中輸入待連結文件(目標文件)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機硬碟上的文件；3、按“確定”按鈕，就完成了一個超級連結的建立。71、快速改變快捷鍵同時按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數字鍵盤上的加號鍵)三鍵，這時游標會變成一個奇怪的形狀，而且當你移動時游標位置不變。將這個變異的游標移動到選單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的選單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話方塊，進入“請按新快捷鍵”選項。按下新的快捷鍵以後，文字框中會顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合，因為這樣的組合在Word中最少被用到，以免重複。此外輸入組合鍵時要同時按下，否則Word不予承認。在“當前捷徑”文字框裡選中要刪除的捷徑，然後單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵；72、快速排列圖形圖形的操作如果您想在一篇文件中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個圖形排列得非常整齊，可能需要費一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項工作。首先通過按Shift鍵並依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們。然後單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式選單中的“對齊或分佈”選項，並選擇一種對齊或分佈的方法。73、快速返回到前次的編輯位置Word2000不僅提供了靜態的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文件編輯位置。當在文件的某個位置進行編輯時，可能會需要檢視文件的另一位置的資訊，這時文件位置發生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文件移動功能鍵進行查詢。Word2000提供的快速恢復編輯位置的功能可使這個操作非常簡單。若要回到前次的編輯位置，只需按Shift＋F5組合鍵即可，它使游標在最後編輯過的三個位置間迴圈。另外，當文件關閉的時候，Word2000也會記錄此時文件的編輯位置，當再次開啟此文件的時候，按下Shift＋F5組合鍵就回到了關閉文件時的編輯位置，這種功能尤其給編輯文件的連續性帶來了很大方便。74、快速改變英文字的大小寫在文章中輸入英文的過程中，你一定會因為英文字的大小定轉換而煩惱，利用Shift+F3快捷鍵，可以方便地將英文改寫為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其餘為小寫”，操作方法為：首先將游標移到英語單詞之中，表示選中了該單詞；然後按下Shift+F3，字母的大小寫就在三種方式中變換，反覆按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。
（13）75、用目錄快速定位目錄通常是長文件不可缺少的部分，有了目錄，閱讀者就能很容易地知道文件中有什麼內容，如何查詢這些內容。下面介紹使用內部標題樣式建立目錄的方法：1、單擊要建立目錄的地方，通常是文件的最前面；2、選擇“插入”選單的“索引和目錄”命令開啟“索引和目錄”對話方塊；3、在對話方塊中選擇“目錄”選項卡；4、選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”複選框；5、在“格式”框中選擇一種目錄格式，在“顯示級別”框中鍵入或者選擇一種顯示級別。顯示級別是指在目錄中從最高階開始顯示的級別數；6、若要對其它選項進行設定，單擊“選項”按鈕進行。在選定了各選項後，單擊“確定”按鈕。這樣，Word2000就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word自動確定的。編制好目錄後，Word將搜尋帶有指定樣式的標題，按照標題級別排序，引用頁碼，並且在文件中顯示目錄，還可以利用它在聯機文件中快速漫遊。將滑鼠指標移動到目錄的頁碼上，你會看到滑鼠指標變成了手形，單擊左鍵即可跳轉到文件中相應的標題下。76、在長文件中快速漫遊在文件中漫遊。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“開啟”按鈕的那個工具欄，靠近右邊，唉，沒辦法學問多了，蓋都蓋不住）的“文件結構圖”按鈕，然後再單擊文件結構圖中要跳轉的標題即可至文件中相應位置。文件結構圖將在一個單獨的窗格中顯示文件標題，你可通過文件結構圖在整個文件中快速漫遊並追蹤特定位置。在文件結構圖中，可選擇顯示的內容級別，調整文件結構圖的大小。若標題太長，超出文件結構圖寬度，不必調整視窗大小，只需將滑鼠指標在標題上稍作停留，即可看到整個標題。77、快速選定文字在使用Word的過程中，最經常遇到的是文字選定操作。在Word中文字中選定操作可通過多種方法來實現。其中滑鼠拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文字的方法。選定一個段落：將滑鼠指標移動到該段落的左側，直到指標變為指向右邊的箭頭，然後雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊；選定多個段落：將滑鼠指標移動到一段落的左側，直到指標變為指向右邊的箭頭，然後雙擊，並向上或向下拖動滑鼠；選定一大塊文字：單擊要選定內容的起始處，然後滾動要選定內容的結尾處，在按住 Shift 鍵同時單擊。選定整篇文件：將滑鼠指標移動到文件中任意正文的左側，直到指標變為指向右邊的箭頭，然後三擊；78、快速選擇超長文字不知你有沒有發現，當你想選擇一段超過螢幕長度的文字時，文書處理器滾動得太快，很難一次就選正確。現在介紹一種有效的選擇大段文字的方法；這個技巧可用於所有的文書處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點選你想選擇的開始處。用滾動條代替游標鍵向下移動文件，直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵，然後點選想要亮顯文字的結束處。79、在Word視窗底部的狀態列中除了顯示文件當前的狀態，在其右邊有一個“擴充套件”功能，平時它處於淺白色，表示未“未啟用”，只要用滑鼠雙擊即可啟用。用滑鼠拖動來選取文字部分時，經常不能準確選定範圍，特別是當範圍超過了一螢幕時，這時“擴充套件”功能就有用了，可用以下方法操作：(1)先將滑鼠的游標置於選取範圍的起始處；(2)雙擊狀態列的“擴充套件”按鈕，開啟“擴充套件”功能；(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前後調整等操作；(4)將游標移到範圍的結束處，這樣就可以選取大塊範圍了。選定垂直文字：按住 Alt 鍵，然後將滑鼠拖過要選定的文字。80、快速選定多個物件當選定比較少，並且物件容易被滑鼠捕捉時。我們可以將滑鼠箭頭移動到物件的上面，當鼠標出現十字箭頭時，按下滑鼠左鍵即可選定此物件，當選定? 物件時，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個物件即可選中多個物件；當選定物件比較多，並且比較集中時；當選定物件比較多，並且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇物件”工具按鈕，在物件區域外側的適當地點按住滑鼠左鍵，然後拖動鼠標出現一個矩形的虛線框，待欲選定的物件或全部物件位於矩形虛線框內時釋放滑鼠左鍵，便可選中多個或者全部物件。要選定的物件比較分散，並且物件不易被滑鼠捕捉時。首先用滑鼠右鍵單擊工具欄，在快捷選單中選擇“自定義”選項，在“自定義”對話方塊中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用滑鼠將“命令”列表框中的“選中多個物件”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關閉”按鈕。當在Word 2000工作區內繪製了多個物件時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個物件”工具按鈕，在彈出的“選中多個物件”對話方塊中列出了所有物件，在“物件”列表框中用滑鼠單擊欲選定的各個物件，選擇完畢後單擊“確定”按鈕，即可選中多個物件。
（14）81、選擇的特定操作在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時，用下列的選定方法會更加快捷和方便。1、單擊待選文字塊的一端，使插字元移動該位置，按下F8鍵，然後用日常的文字滾動方式滾動到待選文字的末尾，單擊滑鼠即可選定所要的文字。請注意採用這種方式選定文字以後，在對選定的文字進行操作之前先按一次ESC鍵有利於消除一些誤動作。2、按住Ctrl鍵後，在文字區內單擊可選中一個句子，在文字左側位置單擊可選中所有文字，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文字。82、用“日積月累”提示首先單擊 Office 助手，如果看不到助手，單擊“幫助”選單中的“顯示 Office 助手”命令，然後單擊“選項”按鈕，再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”複選框即可。83、用工具欄的螢幕提示當您將滑鼠指標停留在工具欄按鈕上時，Microsoft Word 會在螢幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”選單中的“自定義”命令，然後單擊“選項”選項卡，選中“顯示關於工具欄的螢幕提示”複選框即可顯示或隱藏工具欄的螢幕提示。注意：當選中或清除“顯示關於工具欄的螢幕提示”複選框時，此設定將會影響所有的 Microsoft Office 程式。84、用批註和修訂的螢幕提示。首先單擊“工具”選單中的“選項”命令，然後單擊“檢視”選項卡，然後選中“螢幕提示”複選框即可。85、用“記憶式鍵入”的螢幕提示。首先單擊“工具”選單中的“自動更正”命令，然後單擊“自動圖文集”選項卡，然後選中“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”複選框即可。
