如何進行電話會議

如今，人口流動和遠端辦公呈現出不斷上升的趨勢，身處不同地方的多人同時通電話，也就是所謂的電話會議已成為做生意的一種常見溝通方式。本文將向你介紹如何進行電話會議。

使用你的智慧手機

（01）呼叫電話會議的某位與會者。你可以在手機聯絡人中找到他們，或者直接撥打他們的號碼。當電話接通之後，點選“新增通話”。這時，第一名被呼叫者就將處於線上等候的狀態下。

（02）接著呼叫下一名與會者。這一次仍然可以通過手機聯絡人撥號，或者直接撥打號碼。

（03）點選“合併呼叫”。這樣會讓第二名與會者加入之前的那個通話之中。你最多可以和5個人進行電話會議，具體取決於你的手機運營商。這種方法既適用於蘋果手機，也適用於安桌系統的HTC Hero手機。

找一家電話會議服務的提供商

（01）找家合適的服務提供商。類似於GoToMeeting（中文名“愛會議”）或Skype這樣的公司可以讓你為一定數量的聯絡人進行語音或視訊會議。你可以選擇不同的價位，從免費的到每年付費上百美元的都有，具體要看你的實際需求和所需的服務。你可以選擇按次付費（按電話會議的參加人數、持續時間等標準來收費），或者購買包月服務，後一種方式只用每月繳納固定的費用，就能不限次地使用電話會議服務。一般來說只有電話會議的發起方需要為服務付費。有些服務可能需要你購買硬體，還可能要新增或開通長途服務，但也有的預付費服務可以讓你使用固定電話、手機或電腦。考慮一下自己是否需要一個對方付費號碼，或者讓其他會議與會者在撥打你電話時支付長途話費。電話會議也可以和網路會議配合使用。這樣，會議與會者就能在通電話的同時檢視檔案或觀看演示。有些服務提供商會在套餐中包含這項服務，但你也可以分開來使用（比如讓所有的與會者在通電話時訪問同一個連結，或者開啟同一個電子郵件附件）。

（02）獲取讓與會者加入電話會議所需的全部資訊。這些資訊通常包括電話號碼和某種形式的密碼。如果你對要使用的工具不太熟悉，可以提前測試一下電話會議的連線。

（03）安排好電話會議的時間，然後邀請別人來參加。

（04）環境要適合進行電話會議。確保找個安靜的地方打電話，避開噪音干擾。

（05）開始打電話。記得要準時，要是方便的話，可以提前十分鐘就登入電話會議。有一些軟體只有等到預定的時間才會讓你登入，還有些軟體只有在某位負責人輸入了特定的密碼之後才可以讓與會者們交流。

（06）等著人都到齊，然後開始交流！

特別提示

慢慢移動紙張檔案，輕輕地打字，以免干擾電話會議。

在不需要發言或者突然想打噴嚏的時候，可以使用靜音鍵。

開會的時候不要嚼口香糖、吃薯條或任何其他食物。

如果有國外的客戶或員工打算參加電話會議，要確保他們都能訪問或者連線。

由於免費和收費接入號碼在費用上可能存在顯著差異，所以要弄清楚具體的收費情況。

在挑選電話會議服務的提供商時，要問清楚是否有隱藏費用以及每個月的要求。