公司商務接待流程及標準

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一個企業，形象至關重要，尤其是業務部接客、待客、陪客等事項。
為了樹立良好形象，擴大對外聯絡和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待，嚴格標準，統一管理”的原則。
本標準適用於公司各種接待工作和相關部門。

操作方法

（01）管理：商務部為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協調相關部門落實接待任務，提供後勤保障；公司各部門在接到重要來訪預約後，可報商務部，並協助擬定接待計劃，需公司領匯出面、商務部協調的重要接待，應提前2天告知商務部。

（02）計劃與準備：1、商務部在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，對來賓接待，應瞭解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標準。2、商務部根據來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、商務部根據來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香菸、用餐標準；需住宿的應提前按接待標準預約好來賓下榻酒店。4、商務部根據情況計劃安排來賓用餐酒店、遊覽路線、購物商場、娛樂專案。5、因會議需要商務部須準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響裝置、投影裝置、領導席籤、橫幅、製作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，並安排現場攝影攝像等。6、商務部根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全效能良好，接送人員負責協作商務部接待人員協調安排，統一排程。7、如有需要商務部應根據情況提前為客戶購買車票及機票。

（03）接待標準：一級接待標準：陪同人員：總經理、副總經理、商務部經理1、迎接：總經理、副總經理、商務部經理在機場、車站、公司門口迎接，注意把握迎候時間，提前等候於迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先後次序。正規的做法，是要先介紹主人，後介紹客人；先介紹職務低者，後介紹職務高者；先介紹男士、後介紹女士；先介紹晚輩、後介紹長輩；先介紹個人，後介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，後介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手錶示歡迎。告辭時，待客人先伸手後，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經理、副總經理、商務部經理陪同，由商務部經理沿途介紹濟南市基本情況以及到達專案地後詳細介紹地塊相關資訊。3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香菸擺放於接待室。根據需要製作領導席籤、橫幅、歡迎牌、指示牌，除錯好音響裝置、投影裝置、攝影攝像裝置。4、用餐標準：商務部根據情況預定酒店：5、下榻賓館標準：商務部根據情況預定酒店：6、商務部根據情況、來賓意願和興趣提前計劃參觀遊覽路線。7、商務部根據情況購買禮節性禮品。二級標準：陪同人員：副總經理、商務部經理、相關部門經理1、迎接：由商務部人員到公司駐地門口迎接，引導來賓。2、參觀：副總經理、商務部經理、相關部門經理陪同，由商務部經理沿途介紹市基本情況以及到達專案地後詳細介紹地塊相關資訊。3、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香菸擺放於接待室。4、用餐標準：商務部根據情況預定酒店：5、下榻賓館標準：商務部根據情況預定酒店：6、商務部根據情況購買禮節性禮品。三級標準：陪同人員：相關對口的部門經理及人員1、參觀：相關對口的部門經理及人員陪同，由相關人員沿途介紹濟南市基本情況以及到達專案地後詳細介紹地塊相關資訊。2、座談：公司人員確保公司環境、室內、洗手間清潔，將公司簡歷或相關資料、紙筆、茶水杯擺放於接待室。3、用餐標準：商務部根據情況預定酒店。

（04）接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下後鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，並說“這邊請”。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座後，要以雙手奉茶，先客人，後主人，先領導，後同事。10、送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。

（05）資訊反饋：接待人員應及時撰寫重要來訪資訊，將與來訪者交流中取得的資訊彙總整理，提取其中對公司有價值的資訊交有部門領導。

（06）商務接待中的座次安排（圖）（一）關於會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名籤，以便領導同志對號入座，避免上臺之後互相謙讓。2、主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。3、幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往後排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低於主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。 4、對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場後，要安排在休息室稍候，再逐一核實，並告之上臺後所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座點陣圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名籤，防止主席臺上出現名籤差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名籤，謹防錯別字出現。主席臺人數為奇數時

（07）主席臺人數為偶數時

（08）（二）關於宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。中餐桌

（09）西餐桌

（10）（三）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。（四）關於乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右後邊，2號座位在司機的正後邊，3號座位在司機的旁邊。（如果後排乘坐三人，則3號座位在後排的中間）。中轎主座在司機後邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。乘車座次安排