如何寫商務備忘錄
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商務備忘錄是一種公司內部的溝通方式。當然,如果是在兩公司間交流,也可以算作是對外方式。備忘錄一般用於傳達資訊,比如,告知一個部門應完成的任務,或是需傳達到多人的公告。固定的備忘錄和郵件模板可以簡化我們的工作,但學會自己寫商務備忘錄也是很重要的。
自己寫商務備忘錄
(01)書端。這一部分包括這份備忘錄的接受者,發出者,日期及主題。其主題句較短,是對整篇備忘錄的概述。
(02)首段。備忘錄的第一段應清楚的表明其目的,並對主體內容所包含的資訊有一個簡單描述。
(03)事件簡述。需要簡單說明一下為什麼發出這份備忘錄。描述事件的語句要簡單明瞭,強調重點,以事實為基礎。
(04)提出解決方案。如果該備忘錄提出了一個問題,在第三段應給出相應的解決方案,或者一些建議。如果目的是通知不大好的訊息,則應在這一段給出所有可能的正面影響。
(05)在第四段給出總結。如果備忘錄很短,這一段則可有可無。但如果長度超過一整頁,則有必要對文中的要點進行總結,以確保要點不被遺漏。可以採用列表的方式使該段重點突出。
(06)最後一段要寫收到這份備忘錄的人需要做什麼,並給出任務完成的最後期限。再加上後續溝通需要的有關資訊。
(07)簽名。一般不會強制要求,但有些公司要求在商務信函中,在列印版的發出者姓名上方加上手寫簽名。
(08)校正備忘錄。在備忘錄發出之前(不管是對內還是對外),確定內容沒有語法錯誤。如果備忘錄包含敏感資訊,要根據公司規定,尋找合適的人對該備忘錄進行編輯和校正。
特別提示
選擇合適的稱謂。在社交場合的稱謂並不一定能在商務信函中使用。