Office三大軟體到底先優先學習那個？
什麼是工作中需要Office辦公軟體技巧最實用的部分呢？這也是想學習Office辦公軟體的人迷茫的地方？到底怎麼才能找到合適自己的工作的Office技巧或教程呢？
操作方法
（01）答案是都不是，而是Outlook，收發電子郵件啊，這玩意需要學嗎？大多數人能“自學成才”，EQ比較高的人會懂得電子郵件的傳送禮儀。需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件傳送禮儀有關的，這個大家應該都“懂”！在瞭解Outlookh後，很多人會發出“啊！原來Outlook管理郵件是這樣的啊！”,“太厲害了，還可以時間管理，部門可以實現團隊管理，不用每天寫什麼日報週報了，老闆隨時看到…”啊，原來列印自己的日程表那麼簡單啊！我以前都用Excel做的”等等各種感嘆。好吧！Outlook優先順序最高。那排名第二呢？就看自己的工作職位的需要！比如行政文員可能Word用得比較多，做資料分析管理的用Excel比較多，銷售市場或經理級別用PPT比較多。員工用PPT大多數是為了做工作彙報。比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多，因為要寫系統維護文件給客戶，不會玩Word會被多章節排版搞瘋的，就是傳說中的1.1、1.1.1,那玩意。總結，根據自己工作的使用頻率最高軟體來絕對先掌握那個軟體。從職場的角度來講，Excel需求最高，其次是PPT，最後是Word。掌握Word是掌握其他兩個軟體的關鍵，所以Word一定要掌握，關鍵Word好學，不靈活，該怎麼設定文件就該是什麼樣子。還有就是從工作流程的角度，任何工作都是先從“文案”開始。沒文案你怎麼開始幹活？
（02）Word 學習方法首先了解每個軟體的“個性”。首先來講講Word。學習Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什麼意思？技巧和技巧是環環相扣的，前面操作有問題，就會影響後面的操作。下圖的金字塔結果來看，越頂端也“高階”！大部分人的水平都在頁面設定階段甚至偏下，更多人可能就是用來打字儲存文字內容的，通過系統的學習可以達到“排版自動化進階”水平，也就意味著可以把公司的文件都做成格式模板直接呼叫就好了，這已經極大的提高了文案排版的效率。至於更多高階的“綜合應用進階”，只需要掌握“郵件合併”即可。不過說起來容易，郵件合併的強大功能可以讓你學好幾天，掌握“信函”和“標籤”就夠你用了，當然如果能輸出到outlook裡面自動生成郵件發出去，那就完美了。(Word有專門的郵件面板，足以說明這個功能的強大)所以一定把Word的學習當成一個“整體”去學習，而且一定是系統的學習。學習所謂的分散的Word小技巧，對整體的Word辦公提升效果並不明顯。
（03）Excel 學習方法Excel這個軟體的個性就是多面手，他的各個層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個“體系”可以解決一種層面的問題，也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補哪兒，如果全都缺，就全部補，每個都瞭解一點點也行，不用玩得特別深，就可以足以應付工作。比如Excel一點都不會，那就學表格整理操作技巧。如果資料分析玩不轉，就學資料分析部分。如果老闆對圖表有要求，那就把圖表製作做好。當然如果先把Excel做成模板，那函式必不可少，當然掌握幾個常用函式也會讓工作效率翻倍。如果會玩點VBA，你就是超級大神牛人（IB用）。總結一下，Excel是個多面手，缺哪兒補哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯動性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個函式和某個函式搭配可以解決某類問題等等，甚至能夠放入某個工作場景裡，否則大家會有一問題？我幹嘛要學這個技巧？這個技巧和我有關係嗎？最後要說明一下的是，Excel這個軟體目前向著大資料對接的思路在進行發展，比如可以與SQL資料庫直接進行資料載入讀取，比如整合PowerBI這樣的強大資料商務智慧分析，這些都算是專業領域的使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎上可以在對此部分進行了解和學習，讓Excel成為你工作的IB（install B ）利器。
（04）PPT學習方法PPT這個軟體有點“深藏不露”的個性。這個軟體是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個數最少的軟體之一，僅次於Outlook,但這個軟體是職場中必用的一個軟體，做工作彙報必用。要求高一點銷售對外銷售的時候演示使用，要求更高市場部做產品釋出等，需要用到設計更加專業的PPT要求，設定有些需求已經超過了PPT本身的需求。PPT的這個軟體的優勢在於，用比較簡單的操作實現比較專業的演示表達。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟體，導致為了達到一個效果，而浪費大量的工作時間。建議：在沒有掌握PPT美圖設計繪製之前，重點放在PPT的文案邏輯表達梳理和PPT這個軟體是實用操作上，也就是下圖的開始兩個階段。如果對軟體的功能有初步的認識後，可以開始學習PPT設計的部分，其實就是對文案的圖文混排操作，這時“平面設計”的相關理念甚至是“三維的設計理念”會隨之引入。這不設計部分的學習就沒有底線了，因為每個人對PPT美的標準都沒底，所以只需滿足一般平面設計的審美標準即可。學習那種有標準的設計思路與佈局。比較有意思的是，PPT設計這個層面是很多所謂的ppt高手善於發揮的部分，就是因為他沒有標準，所以可以任意發揮，所以教程的質量就因人而異了。所以學PPT不滿意就會抱怨說：“哎呀，主要是我的審美太低，太不會配色，才會那麼難看的”。其實，PPT設計實際是有標準可參考的，在視訊裡和上課時候把引數告訴大家，所有人都可以做出不錯的PPT簡報出來，而且效率奇高無比。所以你會發現大部分的PPT的教程都會集中在“要把PPT做好看”這個層面，但在實際職場中可能PPT的邏輯表達和文案的準備，比PPT做好看更重要。所以在職場中，學習PPT的重點是，用70%時間來準備文案梳理PPT的邏輯順序是否符合演講需求，30%時間用一定的平面設計標準來“設計”PPT即可。最後我們聊聊PPT動畫部分，這部分如果單獨拎出來研究，都可以分成好幾個層次，通常的理解，“動畫”的一般作用有兩個，一個是控制演講者的演講流程，二是對複雜圖形或流程的分解演示，有助於觀眾理解其執行方式。如果要高階，可以將PPT的動畫與切換功能進行配合做成“宣傳片”，這個技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場的使用機率相對較低，找專業廣告公司就能搞定，無需自己學習，通常PPT愛好者可自行研究。還是那句話PPT這個軟體的學習，職場更多的是用在邏輯梳理和操作技能上，在輔助一部分的圖形設計，就可以讓自己的工作彙報與眾不同。
（05）三個軟體都熟練就要學會相互的協調辦公，比如PPT的文案內容可以通過Word整理好再匯入。Excel的資料可以通過Word的郵件合併進行後期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進行資料更新等等，這類相互合作的工作技巧也會使工作效率大大的提高。還是那句話，Office三大件學會了終身受用，甚至我老媽都用Excel來記錄每天的買菜情況，做出環形圖分析買肉買魚買蔬菜的金額比例已進行適當的調整。
