如何批量列印信封

當一個文員有時會向外郵寄一批信件，我看到很多單位是把收件人資訊列印在紙上裁剪後貼在信封上。
我利用Word的郵件合併功能，對比信封直接列印，既實用，又省去了裁剪、貼上的工序，提供大家參考。
WPS也有相同的功能，使用方法類似。

操作方法

（01）建立需要列印的資訊庫。用Excel建立一張資訊庫表，將收件人、單位、地址、電話，寄件單位、地址等資訊錄入進去，儲存起來即可。如果是單位印製的信封，又不需要改變寄件人資訊的，就不用錄入寄件人資訊了。

（02）建立信封模板。以小信封為例，一般信封是橫式的，列印時要用短邊送紙，所以要將頁面設定成橫向（可根據印表機送紙方式設定），並將顯示設定成與實際尺寸相同，以便與信封進行對比。在頁面插入文字框，建議將收件人、單位、地址等分別單獨插入，便於調整。將各文字框拖動到資訊大致的位置，後期再仔細調整。

（03）設定文字框格式。以郵政編碼為例。郵政編碼是最麻煩的，因為有6個方框印好了，要對準位置，其它的資訊則相對準確就行。先隨意打上6個數字，設定字型、字號和字間距離，使之與信封上的6個方框位置相同。然後設定文字框格式，去掉邊框，最好將填充也設定成“無色”，以免調整後遮擋住其它文字框。其它文字框調整方法類似。

（04）調整模板。對比信封，在顯示屏調整各資訊文字框的位置。可以列印一個對照一下，多試幾次，要有耐心。

（05）郵件合併。開啟郵件合併工具欄，開啟先期建立的資訊庫表，分別在設定的資訊位置插入郵編、收件人等相應的資訊。合併完成可檢視一下顯示效果。

（06）列印。列印方法一共3種。一是一個一個信封驅動列印，二是將所有需要列印的信封檔案合併成一個文件，一次性列印，也可以選合併到印表機一次性列印。在郵件合併工具欄上有這幾個按鈕，自己選用即可。不同的印表機進紙方法不同，有的是居中放，有的是靠邊放，列印方式也不同，有的是正面進紙，有的是反面進紙，所以如何放信封要根據印表機不同來選擇正確的放置信封的方式。先列印一個信封試試，看看效果是不是可以了。位置不對還需要調整文字框的位置，這需要一點耐心喲。

特別提示

不同的印表機進紙方法不同，有的是居中放，有的是靠邊放，所以在設定模板時要注意。